La méthode des 5 S

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Vous voulez un espace de travail qui favorise l’efficacité ?

Savez-vous que nous passons en moyenne 20 % de notre temps de travail à rechercher un outil, un mode opératoire ou une information ?

Pour vous en convaincre, je vous conseille le test suivant : demandez à un de vos collègues de chercher un document, un outil ou une information sur le poste de travail d’un autre (voire sur le vôtre) :

– Si la recherche prend moins de 30 secondes, votre service est particulièrement bien organisé.
– Si la recherche prend entre 30 secondes et une minute, vous avez encore des pistes d’améliorations et les 5S peuvent vous aider.
– Si cela prend plus d’une minute, alors les 5S sont faits pour vous.

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La méthode 5S permet d’optimiser en permanence les conditions de travail et le temps de travail en assurant l’organisation, la propreté et la sécurité d’un plan de travail.
c’ est une méthode d’organisation japonaise, qui a été inventée chez Toyota.
Chaque lettre correspond aux cinq opérations qui sont des règles simples à mettre en œuvre :
Seiri : débarrasser
Seiton : ranger
Seiso : nettoyer
Seiketsu : ordonner
Shitsuke : être rigoureux
On retrouve en français une traduction simple ORDRE qui signifie :
Ordonner (ou ôter l’inutile)
Ranger
Dépoussiérer, Découvrir des anomalies
Rendre évident
Etre rigoureux

Objectifs de la méthode des 5S

Chaque S sert un objectif distinct :
Seiri : Alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile ;
Seiton : Rendre efficace l’organisation de l’espace de travail ;
Seiso : Augmenter l’état de propreté des lieux ;
Seiketsu : Prévenir l’apparition de la saleté et du désordre ;
Shitsuke : Encourager les efforts allant dans ce sens :autodiscipline.

Les bienfaits attendus de la méthode des 5S

D’améliorer les conditions de travail et le moral de tous ceux qui travaillent dans une entreprise ou une organisation puisqu’il est préférable de travailler dans un lieu propre et bien rangé.
– D’obtenir une meilleure efficacité de l’équipe.
– De gaspiller moins de temps et d’énergie ;

– de perdre moins de matériel.
– De baisser les risques d’accidents et/ou sanitaires.
– D’améliorer la qualité finale et l’ouverture vers des méthodes de qualité plus élaborées.

Application de la méthode 5S

Appliquer cette méthode est bénéfique.
Elle permet de réduire voire d’éviter : 
– le désordre,
– la perte de documents,
– la détérioration du matériel,
– les accidents du travail.
La méthode 5S permet d’optimiser :
– le temps de travail,
– les conditions de travail,
– les déplacements,
– indirectement le chiffre d’affaire.

Comment mettre en place la méthode des 5S?

Seiri (Débarrasser)

Lors de cette étape, il s’agit de supprimer de l’espace de travail tout ce qui n’y a pas sa place.
On y va, il faut donc suivre les instructions suivantes:
– Tout ce qui ne sert pas (ou qui ne sert plus) depuis un an doit être jeté, ou recyclé si c’est recyclable.
– De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par mois est remisé Vous voulez un espace de travail qui favorise l’efficacité ?à l’écart dans un local de stockage par exemple.
– De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est remisé à proximité, en salle de stérilisationpar par exemple.
– De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par jour est dans la salle de soin.
– De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par heure est sur le plan de travail, directement à portée de main, dans un tiroir par exemple.
– Et ce qui sert au moins une fois par heure est directement sur le plan de travail.
Donc on hiérarchise le matériel de travail et c’est préalable à l’implémentation de Seiri. Bien sûr, dans la méthode japonaise, cela s’applique très bien au monde de l’usine, puisque la méthode vient de chez Toyota mais cette méthode peut être adapté à tout environnement professionnel. Il suffit de lister ce qui vous sert moins d’une fois par mois, moins d’une fois par semaine, moins d’une fois par heure, etc…

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Seiton (Mettre en ordre)

La méthode indique à cette étape de ranger les différents outils et matériels pour le travail. Cela s’applique aussi a la secrétaire qui doit ranger ses fournitures de bureau, fournitures qu’on peut facilement assimiler à du matériel de travail en usine.
Le slogan à retenir pour Seiton est tout simplement : « Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place ».
Lors de cette étape, on cherche à aménager l’espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d’énergie.
Les règles de Seiton:
– Arranger de façon rationnelle le poste de travail.
– Définir les règles de rangement
– Rendre évident le placement des objets
– Les objets d’utilisation fréquente doivent être situés près de l’opérateur
– Classer les objets par ordre d’utilisation
– Standardiser les postes
– Favoriser le FIFO (First In First Out), ce qui entre en premier dans l’espace de travail doit sortir en premier aussi par oppostion avec LIFO (Last In First Out), ce qui entre en dernier doit sortir en premier. FIFO permet de ne pas laisser s’accumuler de vieux documents.

Seiso (Nettoyer)

Une fois l’espace de travail dégagé (Seiri) et ordonné (Seiton), il est beaucoup plus facile de le nettoyer. Le non-respect de la propreté peut en effet avoir des conséquences considérables.
Quelques règles du Seiso :
– Décrasser, inspecter, détecter les anomalies
– Remettre systématiquement en état
– Faciliter le nettoyage et l’inspection
– Supprimer l’anomalie à la source

Seiketsu (Rendre évident, Maintenir la propreté)

Même si on applique facilement les 3 premiers S de manière ponctuelle, on peut laisser ensuite le désordre revenir. Le 4ème S, Seiketsu, nous rappelle que l’ordre et la propreté sont à maintenir chaque jour.

Shitsuke (Être rigoureux)

Cette étape est celle du contrôle rigoureux de l’application du système 5S. Ce système d’organisation est performant lorsqu’il est très rigoureusement contrôlé. Il ne sera efficace sur le long terme que grâce aux efforts conjoints de chacun. Une manière de sensibiliser les salariés au 5S est une politique interne qui appuie la méthode et le rappel de la méthode par un schéma sur des posters à appliquer sur un mur de la salle de stérilisationpar par exemple.
Merci aux ingénieurs japonais pour leurs bons conseils qui devraient s’appliquer dans tous les cabinets dentaires avec ce degré de maîtrise.

2 commentaires sur “La méthode des 5 S”

    1. Bonjour Vincent et merci pour ton commentaire!
      La méthode des 5S est peut être la première technique de démarche qualité à mettre en place dans nos cabinet, permettant par la suite de nous ouvrir vers des méthodes de qualité plus élaborés.
      Elle est simple à mette en place et commence en général par la création d’affichage et de planning organisant les actions à mener. Il suffit ensuite de respecter et de maintenir les actions mises en place.
      D’autres articles suivront sur les différentes méthodes, techniques, théorie de démarche qualité existant de par le monde. Il nous faut nous en inspirer car face à un problème nouveau pour nous, il est rassurant de savoir que nous n’inventons rien et que tout a déjà été pensé, analysé et que des solutions ont été déjà trouvé! Il suffit donc de le savoir pour résoudre le problème voire l’anticiper.
      Bonjour d’Auvergne également, et plus précisément du puy de Dôme.
      Au plaisir de lire tes futurs commentaires .

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