Comment gérer un impayé?

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Si une société, qui réalise 5% de marge nette sur un produit ou une prestation, encaisse un impayé de 10 000 euros, il lui faudra réaliser 200 000 euros de chiffre d’affaires supplémentaire pour combler son manque à gagner. Plus de 98% des entreprises tricolores connaissent des retards de paiement, lesquels, combinés aux impayés, sont à l’origine d’un quart des faillites.

Joie de la vie de tout dentiste qui se respecte, le retard de paiement doucement transformé en impayé est un casse-tête dont la solution est  maintenant disponible sur le blog dentaire Arcad-Dentaire.

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1. RAPPELS

Pour commencer, rappelons que par défaut une facture est considérée comme légalement en retard à partir du 30ème jour suivant sa date de réception (c’est ce qu’on appelle le délai légal).
Vous avez par ailleurs le droit de convenir d’un délai de règlement plus long pour votre client, mais celui-ci doit être stipulé sur votre devis et votre facture (pas de « ah au fait, je vous payerai dans 2 mois » en fin de plan de traitement, ce genre de chose se discute avant), et ne peut dans tous les cas excéder légalement 60 jours ou 45 jours fin de mois.

Lorsque cette période légale ou contractuelle est dépassée, le retard implique des pénalités de retard, qui sont exigible de plein droit. Là encore il y a un taux minimum légal (fixé par rapport au taux d’emprunt de la BCE) mais vous pouvez en fixer un autre dans vos Conditions Générales de Vente – ce que nous vous conseillons fortement car le taux par défaut est passablement ridicule: Depuis la loi de modernisation économique d’août 2008, le taux d’intérêt des pénalités de retard a été revu à la hausse et fixé à au moins 3 fois le taux d’intérêt légal (soit 3 x 0,93% pour 2015). nous vous conseillons donc  10% ou 15% par mois de retard, c’est pas mal).

Vous pouvez également prévoir, dans vos conditions générales de vente, qu’en cas d’impayé, les frais de recouvrement seront à la charge du débiteur.

Autre option: demander des acomptes.

Un premier versement peut avoir lieu au moment de la signature du devis, suivi d’un deuxième en le jour de l’empreinte, le solde étant versé à la livraison. A vous d’évaluer leur montant. «Le devis doit préciser le montant et les modalités de versement des acomptes». Le moment de la facturation venu, ne traînez pas. Faute de quoi le client risque de prendre, lui aussi, son temps!

Il est à noter que légalement, vous êtes censé être obligé fiscalement de réclamer ces pénalités. En pratique, ce n’est pas vous qui aurez des problèmes si vous ne le faites pas, mais vous pouvez considérer les pénalités de retard comme un levier de dissuasion supplémentaire dans la gestion de votre retard ou impayé.

De façon générale, dites-vous que la gestion des impayés commence déjà par de bonnes CGV.

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2. ATTITUDE

Lorsque les précautions de base ne suffisent pas et que le retard s’éternise, on parle d’impayé. La première règle d’une gestion d’impayé, c’est d’adopter dès lors l’attitude adaptée. Quand il devient clair qu’un client a sciemment l’intention de faire traîner (voire d’endormir complètement) une facture, prenez bien conscience qu’il ne sert à rien de palabrer :

les coups de fils qui durent une heure; les envois et renvois de mails dans lesquels on demande « quand est-ce que vous pensez me payer; les confrontations sur place qui, à moins d’avoir l’air de Jason Statham, risquent de tourner en votre défaveur et même de vous jouer de mauvais tours; les tentatives d’apitoyer le client sur le mode « mais j’ai besoin de cet argent, il faut que je paye le prothésiste ». C’est la pire des choses à faire. Quand vous en arrivez là c’est perdu, votre crédibilité est morte, vous ne pourrez plus intimider personne.
Toutes ces méthodes de grand-mère ne servent au final qu’à donner des occasions au mauvais payeur de faire son numéro, d’inventer des histoires, d’endormir le paiement jusqu’à ce que mort s’en suive.
Dans les cas les plus lourds, ces discussions seront pour le client l’occasion de retourner la situation en vous faisant passer pour le méchant harceleur.

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Vous l’aurez compris, tout ça n’amène généralement rien de bon pour vous, et c’est pourquoi il convient de couper court immédiatement à cette mascarade pour vous transformer en machine à récupérer les sous, froide, implacable et sans scrupule. Ce n’est presque pas une image, car c’est réellement dans la peau d’un T-1000 que vous devrez vous mettre pour obtenir gain de cause.

Les règles de l’attitude du chirurgien-dentiste impayé sont donc :

Être le plus distant possible : À partir de maintenant, plus de contact direct, plus de coups de fil (ne répondez même pas aux leurs). Tout se passera par courrier, éventuellement recommandé.
Être le plus professionnel possible : Plus de personnel, plus d’émotionnel, plus d’explications. Vous adopterez un discours cordial mais détaché, sans chaleur. Votre modèle : les courriers qu’on reçoit des impôts (vous voyez exactement de quoi je parle).
Rester concentré : Vous n’attendez plus rien de votre client que son paiement, le reste est nul et non avenu. De votre côté, vous ne cédez pas aux digressions, apitoiements, menaces, et vos courrier ne parlent que « devis », « chèque », « retard », « pénalités ». Vous ne vous justifiez pas, vous ne laissez aucune prise au client pour qu’il redémarre son cinéma.
Faire les choses bien et dans l’ordre : Même si vous êtes convaincu d’être dans votre droit, rien n’est joué d’avance et vous pouvez tout faire capoter en vous y prenant n’importe comment : courrier foireux, menaces qui vous rendent à votre tour punissable, etc. L’important est d’être irréprochable sur votre gestion de cet épisode pour le cas où un juge finirait par devoir s’en mêler. La suite de cet article a précisément pour but de vous guider sur la bonne façon de faire.
Important : L’idée de la procédure qui va suivre, c’est d’être la plus courte possible. On n’est pas là en train de parler de démarches qui vont et doivent forcément finir en procès. En réalité dans la grande majorité des cas, l’impayé se règle entre le premier courrier recommandé et la mise en demeure. Dès lors que la plupart des clients ont compris qu’ils ne gagneront pas en faisant les malins ou l’autruche, il payent. Voilà pourquoi l’attitude est si importante.

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3. LA PHASE AMIABLE

Par amiable (à ne pas confondre avec « aimable ») on entend toute démarche visant à régler le litige sans faire intervenir la Justice. Comme, on l’a vu, il ne s’agit pas pour autant de discuter ou d’être sympa, on parle simplement ici de toute la partie « courriers ».

A. La relance informelle peut s’envoyer dès le 1er jour de retard, par mail (ce sera le dernier).
En voici un modèle que vous devrez évidement adapter à votre cas, l’important étant d’en respecter le ton et la forme (comme expliqué ci-dessus) :

Bonjour Monsieur/Madame,
Je me permets de vous rappeler que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de [XXXX]€. En effet la dernière facture N°[XXXX], en date du [XX/XX/XXXX], et payable au [XX/XX/XXXX] selon les termes de nos accords, n’a pas encore été honorée.
L’échéance étant dépassée, je vous demande de me faire parvenir son règlement sous huitaine.
Étant persuadé qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Je me permets toutefois de vous indiquer qu’à défaut de paiement malgré cette première relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard prévus par mes conditions générales de vente [ou le taux légal].
Si ce retard est volontaire, je vous invite à me contacter pour m’en communiquer les motifs.
Dans le cas où votre règlement me parviendrait avant réception de ce courrier, je vous demande de considérer ce mail comme nul et non avenu.
Cordialement,

B. Sans retour à ce mail sous 8 à10 jours, passez à la relance par courrier recommandé, avec AR .
Vous y joindrez une copie de la facture impayée, et un RIB.

C. Sans retour à ce courrier sous 8 à10 jours, c’est l’heure de la mise en demeure, toujours en RAR. Ce courrier rappellera la nature des travaux, le montant dû et l’article 1153 du Code civil, qui est le point de départ d’une démarche judiciaire.. A défaut de paiement sous 10 jours, prévenez que vous serez dans l’obligation de saisir la juridiction compétente.( Tribunal d’Instance en dessous de 10000€, Tribunal de Grande Instance au delà de 10000€).

Déjà à ce stade des choses, pas mal de petits margoulins devraient avoir compris que la récré est terminée et choisir de rentrer dans les clous. Si ce n’est pas le cas pour vous, il va falloir passer à la vitesse supérieure, dont tous ces courriers auront justement servi à préparer le terrain.

A ce stade, l’intervention d’un «pro» du recouvrement est fortement conseillée. Des juristes peuvent alors vous aider dans vos démarches, en rédigeant la mise en demeure par exemple. Vérifiez vos contrats d’assurance: certains incluent une assistance juridique et d’autres une assurance qui peut prendre en charge les frais de procédure en cas de conflit, et notamment d’impayé. En fonction du montant de l’impayé, vous pouvez également solliciter un cabinet de recouvrement, c’est-à-dire un prestataire spécialisé qui prend une commission de 5 à 20% sur les créances récupérées. «Plus le montant concerné est élevé, moins le pourcentage de commission sera important». Ces sociétés peuvent également mener une action en justice en votre nom. Enfin, il est possible de vous assurer contre les impayés. Tous les grands de l’assurance-crédit proposent ce genre de service.

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4. LA VOIE JUDICIAIRE

D. Sans retour à la mise en demeure sous 15 jours (3), il est temps d’effectuer une demande d’injonction de payer, en téléchargeant le formulaire CERFA N°12948*02
Remplissez-le en suivant les instructions.

Petit conseil : dans la partie « frais accessoires » rajoutez en dessous « Article 700 = 400€ » (certains Tribunaux d’Instance valident sans soucis l’article 700 et vous octroieront 400€ pour les frais que cette démarche aura engendrés, chargés au mauvais payeur évidemment)
Fournissez toutes les pièces justificatives en votre possession (devis signé, bon de commande, mails ou courriers attestant de la réalisation des actes (historiques des soins réalisés, fiches de labo, la facture, et toutes les relances et mises en demeure faites ainsi que leurs accusés de réception).
L’ensemble est à accompagner d’un courrier détaillant toutes vos démarches et leurs dates, à adresser au greffe du Tribunal d’Instance en précisant que vous demandez que votre adversaire soit condamné à vos dépens.
Depuis peu, un timbre fiscal est également à joindre.

E. Après un certain délai (variable) vous recevrez une Ordonnance du Tribunal vous donnant très certainement raison.
Cette ordonnance est à faire signifier par voie d’huissier dans un délai de 6 mois. C’est donc à vous de contacter un huissier (sur le département de votre client) et de lui transmettre l’ordonnance, qu’il ira ensuite faire signifier au client.
L’huissier prend 50€ pour cet acte (ils seront rajoutés à la note du client indélicat). Dès lors votre client disposera d’un délai de 1 mois à compter de la date de signification par l’huissier pour faire opposition à l’ordonnance, ou pas.

Sans attendre (pour gagner du temps), envoyez un courrier au Tribunal , demandant le  Certificat de non opposition.

Objet : demande du certificat de non opposition dans le délai prévu
Madame, Monsieur,
Suite à la signification de l’ordonnance par l’huissier, veuillez trouver les pièces ci-jointes, afin de me retourner le certificat de non opposition dans le délai prévu assorti de la formule exécutoire, afin de faire exécuter l’ordonnance par l’huissier si besoin.
Ci-joints : original de l’ordonnance, original de la demande en injonction, original de la signification de l’acte.
Dans l’attente de votre retour, veuillez accepter etc…

F. À partir de là, si votre client n’a pas fait opposition dans le délai de 1 mois évoqué plus haut, le Tribunal va vous envoyer un Ordre Exécutoire, qui donne le pouvoir à l’huissier d’aller saisir votre client.
Il faut donc reprendre contact avec l’huissier, qui va alors saisir le compte du client de la somme de votre facture + intérêts calculés + frais accordés par le Tribunal+ tous les frais du l’huissier que vous avez avancés, et vous recevrez un joli chèque de la part de l’huissier bien mérité (sachant que si vous avez reçu un acompte, ou avez les coordonnées bancaire du client, ça sera plus rapide).

G. Et SI le client a fait opposition (pour telle ou telle raison plus ou moins fantaisiste ou de mauvaise foi) ? Là, ça se complique un peu…

Vous recevrez un courrier du Tribunal expliquant les motifs de l’opposition.
Pour aller s’expliquer devant le juge (représenté ou non par un avocat), il vous faudra envoyer un courrier pour « consignation », accompagné d’un chèque de plus ou moins 100€ :

Références : Injonction de payer N° [XXXXXXX]
Société [X] et Mr ou Mme [Y]
Madame, monsieur le président,
Suite à l’avis d’opposition reçu, vous trouverez ci-joint pour consignation la somme de 100€ adressée à l’ordre du greffe du Tribunal.
Dans l’attente de la suite de la procédure, veuillez accepter etc…

H. Quelques jours plus tard vous recevrez un Avis d’Audience.
Cette audience est une simple réunion avec le juge pour lui expliquer le problème et lui montrer toutes les pièces de votre dossier. Là il vaut mieux se blinder. N’hésitez pas à aller chercher des mails ou courriers de clients heureux et expliquant que vous faites bien votre travail.
Celui qui ne se déplace pas à cette audience court le risque de se faire démonter par la partie adverse, qui pourra raconter ce qu’elle veut, sans confrontation avec la version d’en face.

Suite à cette réunion, il y aura un jugement (mieux vaut être présent là aussi, ou se faire représenter). Et là, c’est gagné !

I. Vous recevrez la décision et un mandement, disant :

« En conséquence, la République Française mande et ordonne : À tous Huissiers de Justice, sur ce requis de mettre la présente décision à exécution etc etc… et aux flics de prêter main-forte lorsqu’ils en seront légalement requis. »

C’est à ce moment qu’il faudra recontacter l’huissier, pour lui demander d’exécuter la décision de justice et récupérer tous vos frais (y compris ceux que vous aurez encore à avancer pour ce travail) : facture + pénalités de retard recalculées + frais de justice + frais d’huissier + frais d’avocat + tout le reste…

Enfin, l’huissier vous envoie un chèque du montant total (et là, youpi).

5. OUF

Ne nous mentons pas, la procédure complète est donc assez longue et pénible, avec notamment la nécessité d’avancer les frais de justice. Mais elle va rarement à son terme, et même dans ce cas, à condition d’être dans votre bon droit, de disposer de toutes les pièces nécessaires, et de rester professionnel dans vos démarches, toutes les chances seront de votre côté. N’oubliez pas que la plupart des mauvais payeurs comptent généralement uniquement sur le fait que les prestataires n’iront pas jusqu’au bout d’une procédure ce de type.
Pour finir on prendra ici le temps de rappeler quelques dernières petites astuces allant dans ce sens :

Sur les devis bien carrés, datés et signés qui vous exigez avant de travaillez, pensez à rajouter dans les conditions de ventes une mention de type « Compétence Juridictionnelle : tous les litiges découlant des prestations de services fournies par [vous] seront soumis au Tribunal d’Instance de [là où vous habitez], ce qui est expressément accepté par le client. ».
L’acompte que vous demandez en début de mission sert autant à confirmer légalement l’acceptation du devis, qu’à obtenir les coordonnées bancaire du client s’il faut un jour saisir ses comptes.
Et bien-sûr, des factures bien rédigées avec pénalités de retard et des CGV solides multiplieront vos chances.
Et bon courage !
– N’oubliez pas qu’un accusé de réception ça se conserve, c’est le principe. Donc gardez-le pour pouvoir el ressortir en cas de démarche légale.

– 15 jours c’est le délai légal de réponse à un courrier recommandé. Si le destinataire ne vient jamais retirer le courrier à la Poste, ça reviendra au même.
– Le tarif des interventions d’un huissier : 75 € pourquoi une recherche sur le fichier, 75 € pour la signification de l’acte, 150 € pour un commandement de payer.

Source: http://kitdesurvie.metiers-graphiques.fr/013_impaye.html

 

4 commentaires sur “Comment gérer un impayé?”

  1. En phase F, j’ai reçu le même jour l’ordre exécutoire du tribunal et le règlement par le patient. L’huissier me dit d’encaisser le chèque et que les frais engagés;(54€ donnés à l’huissier) restent à ma charge car le patient a payé.

  2. Merci de ton commentaire; concernant les frais d’huissier, il est vrai que dans les faits, il est fréquent qu’ils soient à la charge du chirurgien-dentiste: cela est définir dès le départ avec lui.
    Dans ton cas, la procédure est pas allé jusqu’au bout, le patient ayant payé des la réception de l’injonction de l’huissier, ce qui est souvent le cas;
    Cet article t’a t’il été utile dans ta procédure ou connaissais tu toutes les phases à respecter?

  3. J’ai personnellement fait appel à une société de recouvrement de créance basée sur lille. Située a Paris ils ont sur être vraiment efficace. Je recommande ! En effet la situation avec mon client était particulière. Le cabinet DF à réussi à garder de bonnes relations commerciales avec mon client.
    http://www.cabinetdf.fr

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